Marafiki wa kwanza na mawasiliano ya biashara inaweza kupata hisia kwamba hii ni ngumu sana mfumo. Kwa kweli, aina tofauti za barua za biashara zinalingana na mahitaji ya mtu katika mahusiano.
Barua ya biashara juu ya ushirikiano
Daraja la kwanza kati ya washirika iwezekanavyo wa baadaye ni, kama sheria, barua ya biashara juu ya ushirikiano. Wawakilishi wa makampuni mawili wanaweza tayari kujua na kufanya mazungumzo ya awali, lakini wasiliana rasmi watakuwa barua ya ushirikiano.
Pointi muhimu kwa waraka huu:
- rufaa kwa mtu maalum;
- kumbukumbu ya mkutano au chanzo cha habari kuhusu kampuni hii;
- muhtasari wa dutu la jambo hilo;
- meza, bei na maelezo mengine ya ziada ni bora kutuma katika programu.
Barua ya biashara ya mkutano
Ikiwa imefanikiwa, hatua inayofuata itakuwa barua ya biashara ya mkutano. Aina hii ya barua za biashara zinaweza kupunguza idadi ya hatua za kati za mazungumzo na kuathiri mafanikio ya mkutano ujao. Chama kinachohitajika kinapaswa kufikiri juu ya maelezo kwa undani ndogo zaidi:
- kanuni;
- ajenda;
- kuelezea masuala ya majadiliano;
- Eleza aina mbalimbali za masuala ya sekondari ambayo inaweza kutokea katika mchakato;
- kuandaa maombi ya habari, ambayo inafaa kwa upande mwingine kusoma kabla ya mkutano.
Barua hiyo ya biashara ya busara itasaidia kuzuia kutokuelewana, kutofautiana, wakati mwingine usio na furaha ambayo inaweza kuathiri matokeo ya mazungumzo. Kulingana na matokeo ya mazungumzo, barua nyingine ya biashara imeandikwa juu ya mkutano - lakini tayari katika hali ya ripoti ya matokeo yaliyopatikana. Inatumikia kusudi sawa: kuhakikisha kuwa washirika hutafsiri kwa usahihi makubaliano yaliyofikiwa. Chama cha pili kinakaribishwa kuthibitisha dakika ya mkutano au kufanya marekebisho, kama sheria, kwa siku moja.
Aina nyingine za mawasiliano ya biashara
Kwa mahusiano yaliyoanzishwa, mara nyingi, aina hizi za barua za biashara, kama vile ombi la barua-biashara na, kwa hiyo, barua-majibu. Kwa mabadiliko yoyote katika mipangilio au wakati maelezo ya ziada inahitajika, kampuni moja itatuma barua nyingine ya ombi.
Kudumisha mahusiano ya biashara zilizopo au kuanzisha mpya, barua za aina kama biashara ya barua-mwaliko na barua ya matangazo ya biashara hutolewa. Kampuni inaweza kupanga mkutano, maonyesho, semina na kadhalika - na kukaribisha washirika halisi na uwezo, kwa mtu wa usimamizi au timu nzima. Itakuwa nafuu kutuma barua ya mauzo, lakini kurudi kutoka kwao ni chini sana.
Etiquette ya biashara inahusisha barua ya shukrani kwa kukabiliana na kutimizwa kwa ombi la mwenzake au kwa ushirikiano mwingine.
Aina zingine za mawasiliano ya biashara zinaweza kuwa ngumu zaidi kuandika. Hizi ni:
- barua ya biashara ya kukataa;
- barua ya biashara na msamaha;
- madai ya barua ya biashara;
- ombi la barua ya biashara.
Katika nyaraka hizi, ni muhimu sana kudumisha sauti nzuri na yenye heshima. Kwa ajili ya barua ya ombi, basi, kwa mujibu wa sheria za maadili ya biashara, uundaji wa maombi unatumiwa hata katika kesi hizo wakati wa maisha kutakuwa na mahitaji.
Nini cha kuangalia katika mawasiliano ya biashara:
- wakati muhimu wa barua yoyote ya biashara ni rufaa kwa mtu maalum, na spelling sahihi ya jina kamili, nafasi, jina la kampuni;
- bila kujali kama unandika barua ya biashara ya elektroniki au karatasi moja - inapaswa kuwa kwenye kichwa cha barua cha kampuni na mahitaji yote;
- maadili, usahihi na heshima - sauti pekee inayokubalika kwa barua za biashara.
- barua hiyo inapaswa kuendelezwa katika mtindo kavu, kama wa biashara - ni bora kuepuka zamu za kihisia kutoka kwa hotuba ya kawaida.
Barua ya biashara, iliyoandikwa na viumbe hivi katika akili, itafanya hisia bora ya mtumaji wako. Na katika ulimwengu wa biashara, hii itasaidia kufungua milango sahihi.